Automatiseren processen en realtime inzicht
De uitdaging
De wensen van SUPPOHRT waren drieledig. Ten eerste het automatisch factureren, ten twee realtime inzicht in de marge en als laatste een dashboard voor klanten waarin ze de gefactureerde uren konden controleren. Het facturen was een tijdrovend proces omdat de te factureren uren gecombineerd moesten worden met een korting per uur en een opslag per maand. Om de marge te berekenen werd er gebruik gemaakt van Excel. Het maandelijks bijwerken van de Excel Sheet koste veel tijd en was foutgevoelig. Om de gegevens te visualiseren moest er een keuze worden gemaakt voor Business Intelligence software die ook gebruikt kon worden om klanten inzicht te geven in de gefactureerde uren.
De oplossing
Om de korting per uur en de opslag per maand per factuur te berekenen is er gekozen voor Google Sheets. Elke nieuwe klant wordt direct toegevoegd via het koppelingsplatform Zapier en SUPPOHRT heeft zelf toegang om de korting en de opslag per klant toe te voegen. Wanneer een factuur in TimeChimp wordt goedgekeurd, dan wordt de korting en opslag toegevoegd en wordt de factuur klaargezet in Exact Online voor een laatste visuele controle.
Om inzicht te geven is er naast TimeChimp en Exact Online ook een koppeling gemaakt met Visma Nmbrs. Hierin staan de kosten per uur die gebruikt worden om de marge te berekenen. In het dashboard zijn er per applicaties rapportages gemaakt met de belangrijkste gegevens uit de desbetreffende applicatie. In de management rapportage worden de opbrengsten vanuit TimeChimp en de korting en de opslag gecombineerd met de kosten uit Visma Nmbrs, zie ook het artikel ” Realtime rapportage met omzetgegevens uit TimeChimp“.
Om realtime inzicht te geven is de gemaakt voor Google Data Studio. Deze Business Intelligence software wordt ook gebruikt om klanten inzicht te geven in de gefactureerde uren.
Het resultaat
Het maken en versturen van de maandelijkse facturen is van bijna twee dagen teruggebracht naar één uurtje. Het dashboard geeft realtime inzicht in de marge. De Excel Sheet die maandelijks handmatig bijgewerkt moest worden is hierdoor niet meer nodig. Er is nu niet alleen inzicht in de marge per klant maar ook per medewerker over langere periodes. Per klant is er een dashboard gemaakt met daarin de gefactureerde uren, per periode (week, maand, jaar) en per medewerker.
Naast de data van TimeChimp, Visma Nmbrs en Exact Online zijn ook de gegevens van Google Analytics toegevoegd. Het dashboard bestaat nu uit 20 verschillende rapportages, gecategoriseerd per applicatie.
